蘭德華智慧鑰匙管理系統保證只有有許可權的人才能 纔能打開鑰匙櫃，拿到名下的鑰匙。系統資料庫自動記錄鑰匙取用的時間和使用人。

相關資訊可以在鑰匙櫃的資料顯示器上或管理者的電腦上看到。

系統的使用

人員通過密碼，人員磁卡，感應卡或生物指紋來認證是否有使用鑰匙櫃的許可權。若認證有效，鑰匙櫃門打開，可以取得鑰匙有光提示。鑰匙釋放，此操作寫入儲存器中。資訊包括人，鑰匙，和時間。

要還鑰匙，拿鑰匙的人必須保證可以使用鑰匙櫃，之後把智慧鑰匙栓放到正確位置上。如果鑰匙放錯位置，系統會提醒使用者把智慧鑰匙栓放到正確位置。這時所有資訊記錄。若還鑰匙的人和拿鑰匙的人不同，系統馬上提示。