1.桌椅、 (現代高檔會議室用桌面智慧終端取代傳統 )、茶水

桌椅是 基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應採用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般採用圓桌型，並且要製作座位牌，即 ，讓與會人員方便就座。但是爲了提高會議的檔次及滿足現代會議的需要，一般採用能重複使用的桌面智慧終端，推進無紙化的進程，真正體現綠色會議，智慧會議的需要。

會議上的茶水飲料 準備礦泉水，因爲每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是 能讓每個人都接受的選擇。

2.簽到簿、名冊、會議議程

簽到簿的作用是幫助瞭解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的 和與會人員儘快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深瞭解，彼此熟悉。

3.黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也 。

4.各種視聽器材

現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、 射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議列印出來，這時就需要準備一臺小型的影印機或印表機。

5.資料、樣品

如果會議屬於業務彙報或者產品介紹，那麼有關的資料和樣品是 的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那麼給大家留下的印象就會深刻得多。

6.會標、背景板、展板

會標一般指會議名稱和會議標語橫幅。

爲強化會議效果，許多會議將會標美化、渲染爲會議背景板(採用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會等，採用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節約會議成本和準備時間。但採用噴繪 畫面時，一定要注意採用環保材料，否則噴繪 畫面散發的刺鼻氣味不僅影響會議分爲，對與會者，尤其是 臺就坐人員身體健康不利。